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領収書PDFの活用方法

領収書などを電子文書にする場合が多くなってきました。それにはどんなメリットがあるのでしょうか。また、そうしたシステムを導入するにはどうしたらよいでしょうか。領収書等のPDF文書を活用する方法について考えて見ましょう。

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領収書PDFの税法上のメリット

まず、領収書に関する法律的知識を整理しておきましょう。

日本の民法第486条は『弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる。』と規定しています。

【注】ただし、発行者に再発行の義務はありません。

また、印紙税に関しては,印紙税法別表第一 課税物件表 に掲げられた二十種類の文書に対して課せられることになっています。

それで、金額が3万円以上の領収書には原則として収入印紙を貼り、消印をすることで印紙税を納税しなければなりません。

ただし、印紙税は「文書」にかかる税金であるため、一般的に、電子メールやFAXなどの電子データで送付された「電子的契約書」に対しては課税されないとされています。

という訳で、PDFファイル等の形式で電子メールで送信した場合、課税対象とはならないことになります。このように、従来の紙文書での契約を、電子データによる電子的契約に置き換えることで、印紙税に関して非課税扱いとすることができるようになります。

領収書の作成方法

領収書の作成方法には細かな規則はないようです。つまり、お金を受け取ったこという証拠になるかどうかが大切だということです。
そこで、どうしても記載しなければならない事項があります。

(1)金額
(2)「その金額を受け取った」という記載
(3)お金を受取った人の氏名
(4)お金を支払った人の氏名
(5)受取った年月日

【注】実際にお金を支払い、受取った事実がある以上、日付が異なっていても領収書としての効力に問題はありません。

なお、領収書には整理番号が書かれているものがありますが、これも領収書の効力としては同じです。しかし、領収書の番号が記載されているなら管理を正しく行えます。また、明細が記されているなら証拠能力は高くなりますし、不正利用を防止できます。

通常は、領収書はお金の支払いと同時に発行することが理想です。しかし、ネット上の取り引きではお金の支払いと領収書の発行を必ずしも同時に行うことはできません。それで、領収書の日付を出荷日にしているお店も少なくありません。この方法は、会員制のお店などで領収書の発行をプログラムで自動化する場合にはとても合理的な方法です。一方、発行日と領収日(決済日)の二つを記入するという方法をとることもできます。

領収書PDFの生成プログラムの導入

明細書兼領収書PDFの生成プログラム Account PDF(mPDF組み込みマニュアル) を導入しますと、販売管理画面から印影(印鑑)付きの領収書PDFを瞬時に作成できます。

ダウンロード後、Readme.txtの説明にしたがって、お使いのショッピングカート(注1)にUPするだけですぐに使えるようになります。

販売管理の注文一覧表に注文データごとに「明細 請求 納品 領収」のリンクのボックスが表示されますので、それをクリックすることによりPDFをダウンロードまたは表示できます。また、送金方法のところに領収日設定のリンクが表示されます。リンクをクリックすると領収日(初期値はその日)の入力画面が上部(IEの場合)に表示されます。


PDF用のテンプレートもWEB上から編集できます。印影もロゴマーク付きの画像にすることも自由にできます。
(ただし、印影の画像が200×200pxの画像であれば、スタイルシートによる画像の位置調整も不要です。)使用フォントも明朝、ゴシック、メイリオ(初期設定)のフォントが使えます。

【注】SSLでご利用の時、画像が表示されない場合があります。そのときは、画像のパスをフルパス(https://〜)で設定してください。

発行日が領収日と異なる場合には、領収日を設定するための「領収日のクイック設定機能」を活用できます。 実際に領収した日に日付を設定するなら間違いを少なくできます。これは、会員の注文履歴に表示されます。しかし、領収書の発行は発送完了後に行うのが良い方法です。発送前であるとキャンセルの可能性がまだあるからです。また、領収日の設定は領収書の発行が必要な時だけ行ってもかまいません。あくまでも領収書に領収日を記入するためのものです。また、領収日と発行日が同じ場合は、領収日を設定する必要は必ずしもありません。

こちらもご覧ください。⇒領収書PDF発行のためのmPDF組み込みマニュアル

【注1】ショッピングカートのPCtoMobile以上の『【2013/05/23】PDFの生成プログラムVER.2に対応』以降のバージョンに対応しています。また、PHP Ver.5 以上で動作することを確認しています。


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